Algemene scan-afspraken

Om alles vlot te laten verlopen maken we enkele algemene afspraken

  • beperk de omvang van uw bestanden
    • U kan alle facturen scannen, zowel 1 per 1 als een reeks facturen in 1 grote pdf. Scan nooit meer dan 15 pagina's in één bestand
    • wij voorzien scanlimieten van 150kb per pagina , het is dus belangrijk uw scanner correct in te stellen. (bijvoorbeeld 200dpi - kleur hoeft niet) 
    • de kwaliteit van uw scan is belangrijk om ze te kunnen verwerken. Onleesbare scans worden niet verwerkt. 
    • ziin uw bestanden te groot dan kan je eventueel gebruik maken van smallpdf 
  • klasseer uw documenten vooraleer ze te scannen
  • enkel pdf's & UBL worden verwerkt , dus geen foto's , jpeg en andere formats
  • facturen die u in pdf hebt ontvangen kan U forwarden naar de boekhouding , controleer wel even de scanlimiet
  • facturen die u in UBL hebt ontvangen kan U forwarden naar de boekhouding
  • enkel facturen worden verwerkt : bestelbons & pro-forma facturen aanzien wij niet als factuur en hoeft u dus ook niet in te scannen
  • kastickets
    • hebt u een beperkt (10 tal per kwartaal) aantal kastickets, scan ze dan ticket per ticket
    • indien u per kwartaal meer kastickets verwerkt , contacteer dan ons kantoor zodat we hier duidelijke afspraken kunnen over maken
  • afrekening Visa, Mastercard
    • scan uw afrekening en verantwoordingsstukken in één bundel en mail ze dan door aan de boekhouding.